10 лайфхаков по работе с календарями

С развитием интернет-технологий большая часть рабочих процессов стала выполняться в режиме онлайн. В частности, сейчас во многих компаниях принято планировать время и ставить сотрудникам задачи посредством онлайн-календарей. Наиболее удобным является Google-календарь.

Для тех, кто организовал домашний офис и работает удаленно, такой инструмент является крайне необходимым. Многие фрилансеры до сих пор не начали пользоваться календарями ввиду незнания всех опций и фишек таких программ. Предлагаем вашему вниманию 10 лайфхаков, позволяющих использовать все возможности онлайн-календарей и комфортно планировать свое время.

Выделяйте расписания разными цветами

Google-календарь позволяет выделять разными цветами расписания, касающиеся работы, семьи, школы и прочих сфер жизни. Это позволяет разделить планы на несколько отдельных частей. Благодаря этому вы увидите, какой сфере уделяете слишком много времени, а какой – недостаточно.

Комбинируйте ежедневные, еженедельные и ежемесячные календари

Это решение позволит ставить краткосрочные и долгосрочные цели, а также видеть, насколько правильно вы двигаетесь к их достижению. Задачи можно поставить так, что ежедневное выполнение одной цели (например, заниматься спортом 30 минут) в конце месяца приведет к достижению более глобальной задумки (похудеть на 3 кг).

Распределяйте задачи по степени важности

Заполните календарь таким образом, чтобы на первом месте и в самом большом количестве были самые важные задачи, затем – менее важные. Отведите минимум места для постановки наименее приоритетных задач.

Работайте с матрицей тайм-менеджмента Стивена Кови

Матрица Стивена Кови по планированию выглядит, как квадрат, разделенный на четыре части:

• левый верхний угол – важные и срочные задачи;
• правый верхний угол – важные, но несрочные дела;
• левый нижний угол – не важные, но срочные задания;
• правый нижний угол – не важные и не срочные задачи.

Планируйте день по методу стрелки

Это еще один способ расставить цели в порядке важности. Для его реализации нужно составить еженедельный календарь так, чтобы он был похож на наконечник стрелы, опущенный вниз. В самом начале недели ставьте много важных задач, количество которых должно постепенно сужаться к концу.

Делитесь своим календарем с коллегами

Если вы работаете над совместным проектом, будет удобно предоставить доступ к календарю всем членам команды. Особенно это важно, если один сотрудник может приступить к своей работе лишь после того, как часть обязанностей выполнит другой. Какие-то личные события, не относящиеся к работе, вы можете скрыть.

Подписывайтесь на календари партнеров

Это позволит вам видеть, чем занимаются ваши коллеги или подчиненные, как распланирован их день. Благодаря подписке на календари коллег можно выбирать время проведения конференций, удобное для всех.

В Google-календаре предусмотрена для этого специальная опция. Достаточно нажать на “Поиск людей” слева, а затем ввести имя или адрес электронной почты своего партнера. Далее остается нажать на кнопку “Запросить доступ” и дождаться, пока пользователь одобрит ваш запрос.

Прикрепляйте вложения

Если планируется какое-то совещание, участникам которого нужен доступ к одному файлу, вы можете прикрепить его к этому событию в календаре. Это удобная опция как для фрилансеров, так и для обычных офисных работников.

Выделите время для чтения писем

Удаленка диктует свои правила при планировании времени. Если обычный офисный сотрудник тратит около 20 процентов рабочего времени на чтение писем и написание ответов, то у фрилансеров этот показатель значительно выше. Чтобы увеличить продуктивность, стоит выделить в календаре определенное время для чтения почты. Это могут быть 0,5-2 часа ежедневно – этого вполне достаточно, чтобы оставаться на связи с близкими и не отвлекаться от работы.

Оформите “тематические” дни

Такое решение позволяет повысить производительность. К примеру, посвятите понедельник саморазвитию, вторник – планированию задач и коммуникации, среду – непосредственно выполнению поставленных рабочих задач. Если у вас недостаточно времени для отдыха и общения с друзьями, выделите на это “тематический” день.

Работать с календарями удобно тем, кто умеет правильно распоряжаться своим временем. Попробуйте прожить хотя бы неделю по календарю, и вы увидите, что это очень удобный и полезный инструмент.

it-informs

More from Удаленная работа

---